Od zawsze pamiętam hasło, że „rutyna jest zabójcza” i raczej niewiele będzie z człowieka, a szczególnie pracownika, który w nią popadł. Zresztą moje doświadczenia życiowe, zdawały się całkowicie potwierdzać tę tezę. Z tego względu dużym zaskoczeniem był dla mnie cytat, na który trafiłem w książce Grega McKeowna „Esencjonalista. Mniej, ale lepiej.” według którego: „W przypadku inteligentnego człowieka rutyna jest przejawem ambicji.” W.H.Auden.
Photo by Alex Block on Unsplash
Rutynowo, czyli „bezmyślnie”…
Wiele osób sądzi, że rzeczy wielkie wymagają sporego wysiłku i maksymalnego skupienia. Tymczasem, wysiłku i skupienia nie wymagają rzeczy wielkie, tylko rzeczy nowe. Wystarczy sobie przypomnieć pierwsze lekcje nauki jazdy samochodem. Siedział człowiek za kierownicą i nie za bardzo potrafił sobie wyobrazić jak ma to wszystko ogarnąć. Wskaźniki, zmiany biegów połączone z odpowiednią sekwencją wciskania pedałów, kierunkowskazy, ruch na drodze, znaki na jezdni i te stojące tuż przy niej, a do tego ogóle zasady ruchu drogowego, które należało mieć w głowie. Dziś kiedy jadę samochodem słucham podcastów, radia albo układam w głowie tematy prezentacji lub szkoleń. Zdarza mi się też aktywnie dyskutować ze współpasażerami podróży i jakoś nie doprowadzam do wypadku. Dzieje się tak dlatego, że tysiące godzin jazdy samochodem spowodowały, iż większość czynności związanych z jego prowadzeniem wykonuję automatycznie, czyli rutynowo lub inaczej bezmyślnie.
Przez wiele lat pracy zawodowej na etacie, równie rutynowo upływał mi czas od momentu obudzenia do wyjścia z domu. Często nie potrafiłbym nawet wymienić wszystkich czynności jakie wykonałem, a tym bardziej wymienić je w kolejności. Po prostu wszystko w czasie porannego „rytuału” działo się u mnie na autopilocie i to jeszcze takim doprowadzonym do perfekcji, gdzie np. włączenie ekspresu było ściśle skorelowane z przyrządzaniem płatków owsianych i porannymi ćwiczeniami. Jakim zatem sposobem najbardziej kreatywne pomysły, przychodziły mi do głowy właśnie w tym przepełnionym rutyną stanie.
Wyjaśnienie okazuje się banalnie proste. Uwolniony od konieczności świadomego kontrolowania wszystkich czynności, mózg mógł swobodnie błądzić po różnych obszarach myślowych jednocześnie rozwiązując poważne problemy zawodowe. To pod porannym prysznicem wpadło mi do głowy rozwiązanie, które w związku ze zmianą przepisów o uldze internetowej pozwoliło mojej firmie zaoszczędzić 100 tys. PLN. To pakując pudełko z sałatką do pracy wpadłem na innowacyjny benefit dla nowych pracowników, który był nowością na rynku i wyróżnikiem naszego ogłoszenia wśród innych ogłoszeń o pracę.
Zatem rutyna w tym przypadku nie była brakiem kreatywności, ale wręcz stanem tą kreatywność uwalniającym.
„Niektórzy ludzie uważają, że rutyna oznacza śmierć kreatywności i innowacyjności. Jest traktowana jako skrajny przypadek nudy. Samo słowo „rutyna” jest synonimem bezbarwności i nijakości, jak w zdaniu „To się stało dla mnie rutyną”. Rzeczywiście, złe schematy postępowania często nabierają właśnie takiego charakteru. Jednak dobra rutyna zwiększa innowacyjność i kreatywność, zwracając nam część energii. Zamiast wydatkować ograniczone zasoby dyscypliny na ciągłe podejmowanie tych samych decyzji, możemy uczynić ich podejmowanie elementem rutyny i przeznaczyć odzyskaną dyscyplinę na realizację innych ważnych zadań.”
Greg McKeown „Esencjonalista. Mniej, ale lepiej.”
Bądź świadomy co programujesz
Kluczem do sukcesu jest świadomie zorganizowana rutyna. Tymczasem u wielu z nas czynności rutynowe, to te które stały się rutyną bez naszej świadomości i działają przeciwko nam. Jak np. odruch włączenia Facebooka wraz z odpaleniem komputera, niemal automatyczne uruchomienie telewizora po wejściu do domu, czy porcja słodkości jako nieodłączny element picia kawy. Lista takich błędnych zachowań u każdego z nas może być całkiem długa.
Często ich pojawienie się ma z pozoru szczytny cel. Tak jak np. u mnie wiele lat temu, kiedy zacząłem pracę jako konsultant na infolinii. Nie była to moja praca marzeń i w nagrodę za to, że do niej dotarłem serwowałem sobie co rano pysznego pączka. Siedzący tryb pracy i codzienny pączek połączyły siły i szybko dały znać o sobie w postaci wzrostu wagi i obwodu pasa. Nierzadko takim symbolicznym „pączkiem” dla wielu menedżerów jest drink, albo dwa co wieczór w nagrodę, za to że przetrwali dzień. To co początkowo miało być tylko nagrodą, szybko staje się zwyczajem i nawet nie zauważmy faktu, że wchodzi do kanonu naszych rutynowych zachowań, bez względu na to czy dana sytuacja faktycznie wymaga takiej „nagrody”, czy nie.
Całe szczęście ten mechanizm ugruntowywania zachowań działa również w przypadkach pozytywnych. Powtórzony odpowiednią liczbę razy, wejdzie do kanonu naszych zachowań. Ja np. zastąpiłem poranny pączek 30 minutowym spacerem przed pracą – wystarczyło tylko wyskoczyć z tramwaju kilka przystanków wcześniej. Zwyczaj ten kultywowałem przez kolejnych 15 lat pracy na etacie, pomimo zmiany miejsc i charakteru pracy. Dziś, kiedy często pracuję w domu, pyszna poranna kawa (mój świadomie ustalony bodziec) jest sygnałem do wyłożenia na kuchenny blat porcji warzyw do podgryzania w ciągu dnia. Spacerów także nie odpuściłem, ale stały się one moją codzienną rutyną, w ramach której staram się zrobić minimum 10 tys. kroków każdego dnia.
Obserwuj siebie, zmieniaj i usprawniaj
Ja uwielbiam przyłapywać się na różnych zgubnych rutynach i je zmieniać. Czasami jednak przyłapują mnie na nich znajomi lub najbliżsi pytając dlaczego coś robię. Z drugiej strony cały czas mocno pracuję nad świadomą automatyzacją powtarzalnych zadań. Choć nie pracuję na etacie codziennie budzę się o tej samej godzinie, nie marnując dzięki temu części dnia. Mój poranek jest zamknięty w zdefiniowanej sekwencji działań, którą kończy poranna kawa. To znak, że zaczął się roboczy dzień.
Dzięki działaniu na autopilocie, zaliczam o poranku aż trzy sukcesy. Jestem szybko gotowy do pracy i mam za sobą już odsłuchany jeden rozwojowy podcast. Dodatkowo mam pościelone i uporządkowane łóżko. Daje mi to poczucie kontroli i możliwość odhaczenia jednej załatwionej sprawy. Wypracowałem także zestaw czynności koniecznych przed każdym coachingowym spotkaniem oraz doprowadziłem do perfekcji pakowanie się na jogę.
W każdy niedzielny wieczór piekę sobie owsiane ciastka na tydzień i szykuję „półprodukty” do obiadów w tygodniu. Pozwala mi to podjadać w chwilach słabości zdrowe słodkości i dbać o regularne i zdrowe posiłki. Nie wykręcę się już brakiem czasu na przygotowanie obiadu.
Co ważne, w tych wszystkich działaniach dbam o to, aby nie popaść w hiperefektywność i nie stać się zautomatyzowanym robotem na autopilocie. Najlepsze jest jednak to, że czasami sobie odpuszczam. Zjem coś niezdrowego, zasiedzę się przy serialu lub w social mediach i wtedy z czystym sumieniem myślę sobie „olać to”. Mam w swoich codziennych zachowaniach tyle pozytywnej rutyny, że mogę sobie na to pozwolić.